POLÍTICA DE MANEJO DE INFORMACIÓN Y DATOS PERSONALES

GENERALIDADES

La presente política se define de conformidad con la entrada en vigencia de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y su decreto Reglamentario 1377 de 2013 la cual tiene por objeto dictar las disposiciones generales para la protección de datos personales y desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos; y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15  de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma; por tanto, REDSOCIAL EN PROPIEDAD HORIZONTAL S.A.S, teniendo en cuenta su condición de responsable del tratamiento de datos de carácter personal que le asiste, se permite formular el presente texto en aras de dar efectivo cumplimiento a dicha normatividad y en especial para la atención de consultas y reclamos acerca del tratamiento de los datos de carácter personal que recoja y maneje.

REDSOCIAL EN PROPIEDAD HORIZONTAL S.A.S, acoge tales disposiciones y dentro del deber legal y administrativo protege el derecho a la privacidad de las personas, así como la facultad de conocer, actualizar o solicitar la información mediante nuestra página web, correo electrónico, llamadas telefónicas, con todos nuestros clientes, visitantes, contratistas, proveedores, aliados estratégicos y vinculados.

OBJETIVO GENERAL 

Determinar los parámetros bajo los cuales debe tratarse y administrarse todos los datos personales de los clientes, visitantes, contratistas, proveedores, aliados estratégicos y vinculados que se han recolectado mediante nuestra página web, correo electrónico, llamadas telefónicas.

FINALIDAD GENERAL

Este manual permite estructurar los procedimientos de recolección y tratamiento de datos personales para efectos de garantizar el control, parametrización y trazabilidad de los sistemas utilizados para la recolección de la información a su vez se crea un esquema organizado para salvaguardar los datos privados, semiprivados, públicos y sensibles de sus titulares.

DEFINICIONES 

1. Autorización

consentimiento que, de manera previa, expresa e informada emite el titular de   algún dato personal para que REDSOCIAL PH S.A.S lleve a cabo el tratamiento de sus datos personales.

2. Titular

Persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento por parte de la compañía.

3. Base de datos

Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

4. Dato personal

Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables o que puedan asociarse con una persona natural o jurídica. Los datos personales pueden ser públicos, semiprivados o privados.

1. Dato público: Es aquel dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva y los relativos al estado civil de las personas.
2. Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial.
3. Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
4. Dato sensible: aquellos relacionados con el origen racial o étnico, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, convicciones políticas, religiosas, de la vida sexual, biométricos o datos de la salud. Esta información podrá no ser otorgada por el Titular de estos datos.

   5. Tratamiento

Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales dentro de las cuales se puede incluir su recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

6- Encargado del Tratamiento

Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

7- Responsable del Tratamiento

Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

8. Aviso de privacidad

Documento físico, electrónico generado por el responsable del tratamiento que es puesto a disposición del titular con la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

MARCO NORMATIVO Y LEGAL

Las normas que regulan el tratamiento de datos personales son:

 

• Constitución Política, artículo 10 y 15.
• Ley 1266 de 2008.
• Sentencias C-1011 de 2008,
• Decretos Reglamentario 1727 de 2009
• Decretos Reglamentario 2952 de 2010.
• Sentencia C-748 del 2011 de la Corte Constitucional.
• Ley 1581 de 2012.
• Decreto Reglamentario 1377 de 2013.
• Circular 03 del 3 de noviembre de 2015.

 

DERECHOS QUE TIENEN EL TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

La empresa RESPONSABILIDAD SOCIAL EN PROPIEDAD HORIZONTAL S.A.S dando cumplimiento a lo contemplado en la normatividad vigente aplicable en materia de protección de datos, está obligado a informar sobre los derechos de los titulares de los datos personales:

1. Conocer, actualizar, rectificar, consultar sus datos personales en cualquier momento mediante solicitud realizada a REDSOCIAL EN P.H. S.A.S a través de su Representante Legal por medio del correo electrónico redsocialph@gmail.com respecto a los datos que considere parciales, inexactos, incompletos, fraccionados y aquellos que induzcan a error. o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar en cualquier momento una prueba de la autorización otorgada a REDSOCIAL EN P.H. S.A.S
3. Derecho a ser informado por REDSOCIAL EN P.H. S.A.S, sobre el uso dado a sus datos personales.
4. Derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio las quejas que considere pertinentes para hacer valer su derecho frente a la ley de Habeas Data y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
5. Derecho a revocar la autorización y/o solicitar la supresión de algún dato cuando considere que REDSOCIAL EN P.H. S.A.S, no ha respetado sus derechos y garantías constitucionales.
6. Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de la presente política que motiven nuevas consultas.

CASOS EN LOS CUALES REDSOCIAL EN P.H. S.A.S NO REQUIERE AUTORIZACIÓN PARA ENTREGAR LOS DATOS QUE TENGA EN SU PODER

1. Cuando la información sea solicitada a LA Empresa por una entidad pública o administrativa que esté actuando en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
2. Cuando se trate de datos de naturaleza pública debido a que éstos no son protegidos por el ámbito de aplicación de la norma.
3. Eventos de urgencia médica, sanitaria o natural debidamente comprobadas.
4. En aquellos eventos donde la información sea autorizada por la ley para cumplir con fines históricos, estadísticos y científicos.
5. Cuando se trate de datos relacionados con el registro civil de las personas debido a que esta información no es considerada como un dato de naturaleza privada.

 ENTREGA DE INFORMACIÓN

REDSOCIAL EN P.H. S.A.S  puede entregar información de los datos personales a:

1. Los titulares de los datos, sus herederos o representantes en cualquier momento y a través de cualquier medio cuando así lo soliciten.
2. A las entidades judiciales o administrativas en ejercicio de funciones que eleven algún requerimiento a La Empresa para que le sea entregada la información.
3. A los terceros que sean autorizados por alguna ley de la república de Colombia.
4. A los terceros a los que el titular del dato autorice expresamente entregar la información y cuya autorización sea entregada a La Empresa.

DEBERES QUE TIENE REDSOCIAL EN P.H. S.A.S  RESPECTO A LOS TITULARES DE LOS DATOS

REDSOCIAL EN P.H. S.A.S, reconoce que los datos personales son propiedad de los titulares de los mismos y que únicamente tales personas podrán decidir sobre éstos. En este sentido, hará uso exclusivo para aquellas finalidades para las que sea facultado en los términos de la ley y en aras de lo anterior se permite informar los deberes que asume en su calidad de responsable del tratamiento:

1. REDSOCIAL EN P.H. S.A.S deberá buscar el medio a través del cual obtener la autorización expresa por parte del titular de los datos para realizar cualquier tipo de tratamiento.
2. REDSOCIAL EN P.H. S.A.S deberá informar de manera clara y expresa a sus clientes, visitantes, contratistas, proveedores, aliados estratégicos y vinculados, quienes obtengan bases de datos el tratamiento al cual serán sometidos los mismos y la finalidad de dicho tratamiento. Para ello, La Empresa deberá diseñar la estrategia a través de la cual, para cada evento, informará a los mismos el respectivo tratamiento de que se trate.
3. REDSOCIAL EN P.H. S.A.S debe informar a los titulares de los datos para cada caso, el carácter facultativo de responder y otorgar la respectiva información solicitada.
4. En todos los casos en los que se recopilen datos, se deberá informar los derechos que le asisten a todos los titulares respecto a sus datos.
5. La empresa debe informar la identificación, dirección física o electrónica y teléfono de la persona o área que tendrá la calidad de responsable del tratamiento, dentro de los cuales se podrá tener el correo electrónico, teléfono de atención y la oficina de atención al residente.
6. REDSOCIAL EN P.H. S.A.S deberá conservar con las debidas seguridades los registros de datos personales almacenados para impedir su deterioro, pérdida, alteración, uso no autorizado o fraudulento y realizar periódica y oportunamente la actualización y rectificación de los datos, cada vez que los titulares de estos le reporten novedades o solicitudes.

FINALIDADES EN LA CAPTURA, USO Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES 

REDSOCIAL EN P.H. S.A.S en el desarrollo de su actividad social y sus relaciones con terceros, entiéndase por estos clientes, visitantes, contratistas, proveedores, aliados estratégicos y vinculados entre otros; recopila constantemente datos para llevar a cabo diversas finalidades y usos dentro de los cuales se pueden enmarcar:

1. Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de la compañía en lo que tiene que ver con el cumplimiento del objeto del contrato celebrado con el Titular de la información.
2. Realizar invitaciones a eventos y ofrecer nuevos servicios.
3. Efectuar encuestas de satisfacción respecto de los servicios ofrecidos por REDSOCIAL EN P.H. S.A.S. Gestionar trámites de PQRS.
4. Contactar al Titular a través de medios telefónicos o medios electrónicos para realizar encuestas, estudios y/o confirmación de datos personales necesarios para la ejecución de una relación contractual.
5. Contactar al Titular a través de medios electrónicos – SMS o chat para el envío de noticias relacionadas con campañas de fidelización o mejora de servicio.
6. Contactar al Titular a través de correo electrónico para el envío de extractos, estados de cuenta o facturas en relación con las obligaciones derivadas del contrato celebrado entre las partes.
7. Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por REDSOCIAL EN P.H. S.A.S con el Titular de la Información, con relación al pago de salarios, prestaciones sociales y demás retribuciones consagradas en el contrato de trabajo o según lo disponga la ley.
8. Prestar los servicios ofrecidos por REDSOCIAL EN P.H. S.A.S y aceptados en el contrato suscrito.
9. Suministrar la información a terceros con los cuales REDSOCIAL EN P.H. S.A.S tenga relación contractual y que sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contratado.

LA AUTORIZACIÓN 

A efectos de llevar a cabo los fines anteriormente mencionados, REDSOCIAL EN P.H. S.A.S requiere de manera libre, previa, expresa y debidamente informada de la autorización por parte de los titulares de los datos y para ello ha dispuesto mecanismos idóneos garantizando para cada caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.

La misma podrá constar en cualquier medio, bien sea un documento físico, electrónico o en cualquier formato que garantice su posterior consulta a través de herramientas técnicas, tecnológicas y desarrollos de seguridad informática. La autorización es una declaración que informa al titular de los datos con la siguiente información:

1. Quien es el responsable o encargado de recopilar la información
2. Datos recopilados
3. Finalidades del tratamiento
4. Procedimiento para el ejercicio de los derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de datos
5. Información sobre recolección de datos sensibles

PROTECCIÓN DATOS PERSONALES DE MENORES DE EDAD Y ADOLESCENTES

En atención a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, REDSOCIAL EN P.H. S.A.S ,  asegura que el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes será realizado respectando sus derechos, razón por la cual, en las actividades promocionales, recreativas y demás relacionadas que realice REDSOCIAL EN P.H. S.A.S ,  deberá contar con la autorización previa, expresa e informada del padre o la madre o del representante legal de la niña, niño o adolescente.

FORMA DE PROCEDER RESPECTO A LAS CONSULTAS Y SOLICITUDES HECHAS POR LOS TITULARES DE LOS DATOS 

Todo titular de datos personales tiene derecho a realizar consultas y elevar solicitudes A LA Empresa REDSOCIAL EN P.H. S.A.S respecto al manejo y tratamiento dado a su información.

Procedimiento para el trámite de reclamos o solicitudes

Toda solicitud, petición, queja o reclamo que sea presentada por parte de cualquier titular o sus causahabientes respecto al manejo y tratamiento dado a su información será resuelta de conformidad con la ley regulatoria al derecho al habeas data y será tramitado bajo las siguientes reglas:

• La petición o reclamo se formulará mediante escrito o cualquier otro de los medios

definidos en la presente política para tal fin, dirigido a REDSOCIAL EN P.H. S.A.S, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección o medio a través del cual desea obtener su respuesta, y si fuere el caso, acompañando los documentos de soporte que se quieran hacer valer. En caso de que el escrito resulte incompleto, el condominio solicitará al interesado para que subsane las fallas dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo. Transcurridos dos meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la reclamación o petición.

• Una vez recibida la petición o reclamo completo, REDSOCIAL EN P.H. S.A.S incluirá en el registro individual en un término no mayor a dos (2) días hábiles una leyenda que diga «reclamo en trámite» y la naturaleza de este. Dicha información deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
• El solicitante recibirá una respuesta por parte de REDSOCIAL EN P.H. S.A.S, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes contados a partir de la fecha en la cual ha tenido conocimiento efectivo de la solicitud.
• Cuando no fuere posible atender la petición dentro de dicho término, se informará al

interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

MEDIO DE CONSULTA

La Política de manejo de la información personal por parte de REDSOCIAL EN P.H. S.A.S, y los derechos básicos que los titulares de los datos tienen en relación con la misma podrán ser consultados a través de LA OFICINA DE ADMINISTRACIÓN, cuando se requiera modificar la información, reclamar o suprimir algún dato se puede realizar por medio del correo electrónico www.redsocialph@gmail.com

RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO

REDSOCIAL EN P.H. S.A.S tiene la calidad de responsable del tratamiento, a través de la presente política se permite informar sus datos de identificación:

• Razón social: RESPONSABILIDAD SOCIAL EN PROPIEDAD HORIZONTAL S.A.S
• Sigla: REDSOCIAL EN PH. S.A.S
• NIT: 901220934-6
• Domicilio principal: Carrera 41ª No 22sur-87
• Persona o dependencia responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos: el encargado de recibir y canalizar todas las solicitudes e inquietudes es la administración a través del correo electrónico redsocialph@gmail.com, cel. tel.310-7652412.

POLÍTICAS DE SEGURIDAD INFORMÁTICA 

Para  REDSOCIAL EN P.H. S.A.S es fundamental y prioritario adoptar medidas técnicas, jurídicas, humanas y administrativas que sean necesarias para procurar la seguridad de los datos de carácter personal protegiendo la confidencialidad, integridad, uso, acceso no autorizado y/o fraudulento. Asimismo, se permite informar que internamente La Empresa ha implementado protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para todo el personal con acceso a datos de carácter personal y a los sistemas de información.

Las políticas internas de seguridad bajo las cuales se conserva la información del titular para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, son las siguientes:

1. Políticas de implementación tecnológica que protegen los computadores del condominio.
2. Políticas de implementación tecnológica que impide la utilización de dispositivos USB de almacenamientos no autorizados.
3. Acuerdo de confidencialidad con proveedores y terceros.
4. Cláusula de confidencialidad en los contratos de obras y otros relacionados.
5. En todos los eventos que se realizan, en los cuales se captura información de los residentes se incluye el párrafo de Habeas data, con sus respectivas implicaciones.

 

PRIVACIDAD CIRCUITO CERRADO DE TELEVISIÓN

Los datos tratados mediante el circuito cerrado de televisión serán protegidos cumpliendo todas las disposiciones legales que garanticen la privacidad de los mismos; por esta razón es restringida su entrega. La Empresa no solicitará autorización a los titulares para el tratamiento de datos personales correspondientes al Circuito Cerrado de Televisión, sin embargo, realizará el tratamiento por conducta inequívoca según lo dispuesto en el artículo 2.2.2.25.2.5 del Decreto Único 1074 de 2015; por otra parte, se informa que no se recopilaran y trataran grabaciones de audio.

 

AVISO DE PRIVACIDAD

Por el hecho de ingresar a la página web , todo clientes, visitantes, contratistas, proveedores, aliados estratégicos y vinculados entre otros, declara conocer y autorizar de manera libre, previa, voluntaria, expresa y debidamente informada por REDSOCIAL EN P.H. S.A.S , para recolectar, registrar, procesar, difundir, compilar, intercambiar, actualizar y disponer de los datos personales, con el fin de que REDSOCIAL EN P.H. S.A. pueda, hacer envío de información promocional  e informativa.

REDSOCIAL EN P.H. S.A.S, garantiza que da cumplimiento a la protección de los datos personales suministrados por sus clientes en virtud de lo dispuesto en la normatividad regulatoria del derecho al HABEAS DATA, para lo cual se permite informar:

1. Que el derecho de hábeas data es aquel que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar de forma gratuita la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada.
2. Que el cliente , como titular de la información podrá acceder a sus datos en cualquier momento, por lo cual podrá modificarlos, corregirlos, actualizarlos, revocar y solicitar prueba de la autorización dada si así lo considera a través de este medio www.redsocialph@gmail.com.
3. Que el cliente como titular de la información tiene la facultad o no de informar aquellos datos que libremente disponga y de elevar solicitudes respecto al uso que se la haya dado a sus datos.

REDSOCIAL EN P.H. S.A.S establece las políticas de HABEAS DATAS con el fin de cumplir con la normatividad vigente al primer (1) día del mes de enero de 2019.